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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des notes de frais ?

Lorsqu’une entreprise commence par grandir, la gestion des tâches administratives devient difficile. Elle est donc obligée d’utiliser des logiciels pour exécuter ces tâches qui sont pour la plupart chronophages et ne font pas partie des activités principales de l’entreprise. Ainsi, nous avons les logiciels de comptabilité, de gestion des congés et des absences et bien d’autres. Les notes de frais constituent également un casse-tête, heureusement qu’il existe des logiciels de note de frais pour aider les dirigeants d’entreprise. À travers cet article, nous parlerons de l’importance de ce dernier.

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Qu’est-ce que les notes de frais ?

En parlant des notes de frais, il s’agit surtout de tous les frais qui sont engagés par le chef d’entreprise ou par les salariés dans le cadre d’une mission. Pour que les notes de frais soient valables, les dépenses présentées dans ces notes doivent être des dépenses engagées pour les besoins de la mission, de l’activité et donc dans l’intérêt de l’entreprise. Elle ne doit pas non plus être exagérée et devrait être accompagnée de justificatifs.

 

Il existe trois méthodes de remboursement des frais professionnels, nous avons : le remboursement de frais de façon forfaitaire, le remboursement des frais réellement engagés et la déduction supplémentaire pour frais professionnels. Lorsque vous avez une entreprise de grande taille et que plusieurs salariés ou dirigeants doivent effectuer des missions, il vous faut mettre en place un système de validation et de contrôle des notes de frais. Ceci vous permet de maîtriser ses charges financières très importantes. Pour gérer efficacement vos notes de frais, vous pouvez consulter le site web https://www.lucca.fr/finance/notes-de-frais/.

L’utilité d’un logiciel de gestion des notes

Un logiciel de gestion des notes de frais vous permet de :

  • gagner de temps ;
  • d’informatiser la gestion des notes de frais au lieu de continuer à les traiter avec des papiers comme autrefois ;
  • contrôler les notes de frais et d’assurer la transparence et la collaboration entre les différentes équipes ;
  • gérer les notes de frais à partir de n’importe quel ordinateur si vous avez un logiciel utilisable en ligne. Ceci est important pour les salariés en mission, car ils peuvent renseigner sur leurs frais.

Si le logiciel est synchronisé avec celui de la comptabilité, vous pouvez basculer sur ce dernier automatiquement afin qu’il enregistre les écritures liées aux notes de frais.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de notes ?

Choisir de faire recours à un logiciel pour automatiser la gestion des notes de frais peut s’expliquer par plusieurs raisons. Nous pouvons citer la taille de l’entreprise, le fait que l’entreprise génère beaucoup de frais professionnels et le désir d’affecter le personnel administratif aux activités principales de l’entreprise. Ceci permet donc au personnel d’être dispensé d’une activité chronophage qui n’entre pas dans le cadre de l’activité principale de l’entreprise.

Comment choisir un logiciel de gestion des notes de frais ?

Pour choisir le logiciel de gestion de notes de frais qu’il vous faut, vous devez faire la liste des fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour faciliter cela, recenser les activités qui génèrent les notes de frais. Dès que vous identifiez vos besoins, choisissez le logiciel qui répond le mieux à vos critères et testez-le d’abord avant de l’adopter définitivement.

Pour conclure, retenez qu’une application de gestion des notes vous permet de gagner du temps et d’être plus productif. Il facilite également la collaboration entre l’administration et les autres services.